Définir les valeurs par défaut des nouvelles embauches

La page Valeurs par défaut des nouvelles embauches permet de définir des valeurs par défaut qui permettront, dans certains cas, de réduire le nombre de données que vous devez habituellement saisir dans le dossier d'un nouvel employé.

1. Ouvrez la page Nouvelle embauche. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Nouvelle embauche.

   La page Valeurs par défaut – Nouvelle embauche s'affiche.

2. Remplissez tous les champs dont les valeurs sont communes à plusieurs nouveaux employés. Dans le cas des champs qui sont assortis d'une liste déroulante, cliquez sur le bouton Flèche-bas afin de sélectionner la valeur voulue. Si le champ n'est pas doté d'un bouton Flèche-bas, tapez tout simplement l'information dans le champ.

   Remarque : Aucun des champs de la page n'est obligatoire. Ces champs permettent d'accélérer la saisie de données en inscrivant automatiquement les données les plus courantes dans les champs, ce qui vous évite leur saisie si les valeurs correspondent aux valeurs par défaut.

3. Cliquez sur Enregistrer afin de confirmer les valeurs par défaut définies dans la page Dossier d'employés.

Après avoir entré une valeur dans un des champs de la page, cette valeur est inscrite automatiquement dans le champ correspondant de la page Dossier d'employé lors de la création d'un nouveau dossier. Si cette valeur s'avère incorrecte, elle peut être modifiée.

Les renseignements configurés et enregistrés dans cette page demeureront les mêmes à chaque nouvelle session Powerpay et le resteront tant qu'ils ne seront pas changés et enregistrés à nouveau.

Powerpay procède à quelques vérifications afin d'assurer la pertinence des renseignements que vous avez saisis. Par exemple, si vous indiquez un taux de vacances de 4,00 sans toutefois avoir sélectionné un régime de vacances, Powerpay affiche un message d'erreur vous demandant de choisir un régime de vacances.

Lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée, le champ Poste s'affiche dans la section page Nouvelle embauche. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Nouvelle embauche.

Le champ Poste comprend la liste de tous les postes que l'employé peut occuper.

1. Ouvrez la page Nouvelle embauche. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Nouvelle embauche.

2. Dans la section Rémunération, sélectionnez le poste commun à de nombreux nouveaux employés.

   Les valeurs affichées dans les champs suivants sont basées sur le poste sélectionné et le poste configuré à la page Familles d'emplois et postes; ces champs peuvent être mis à jour, au besoin :

   • Type d'emploi – Temps plein, temps partiel, <vide>.
   • Type de rémunération – Les options se limitent aux types de rémunération correspondant au groupe de type de rémunération associé au poste.
   • Heures normales par période de paie.
3. Cliquez sur le bouton Établissement des valeurs liées au poste pour appliquer les valeurs. Les valeurs peuvent également être saisies ou sélectionnées manuellement.
4. Les valeurs des champs Code de service, Sous-groupe Y, Sous-groupe Z et Sous-groupe X s'inscrivent automatiquement et sont basées sur le poste sélectionné et le poste configuré à la page Familles d'emplois et postes.
5. Le champ Titre du poste s'affiche dans la section Renseignements supplémentaires lorsque l'option Utiliser le nom comme titre du poste dans le dossier d'employé est sélectionnée dans la page Détails du poste, et qu'aucun titre de poste n'a été attribué auparavant à l'employé. Modifiez le titre du poste, au besoin.
6. Cliquez sur Enregistrer.

• Ville - Entrez une ville de résidence par défaut.

• Province/État - Sélectionnez dans la liste la province ou l'État de résidence par défaut.

• Pays - Sélectionnez dans la liste le pays de résidence par défaut.

• Langue - Dans la liste, sélectionnez la langue de communication par défaut.

• Premier jour de travail - Entrez la date du premier jour de travail par défaut (JJ/MM/AAAA).

Renseignements relatifs à la paie

• Poste - Lorsque la fonction Rémunération est activée pour la liste de paie, le champ Poste propose tous les postes disponibles.

  Lorsqu'un poste est modifié, Powerpay affiche les valeurs configurées pour le poste sélectionné, notamment :

  • Type d'emploi
  • Type de rémunération
  • Heures normales par période de paie

  Cliquez sur le bouton Établissement des valeurs liées au poste pour appliquer les valeurs correspondant à tous les nouveaux employés.

• Type d'emploi - Voici les valeurs du champ Type d'emploi qui sont disponibles : <vide>, Temps plein et Temps partiel.

• Type de rémunération - Sélectionnez dans la liste le type de rémunération par défaut. Le type de rémunération indique si l'employé est rémunéré à l'heure ou à salaire (il existe aussi des variantes de ces deux types principaux). Le calcul de la paie se fera en fonction du taux de rémunération.

  Certains types de rémunération ont pour autre fonction de verser, en fonction de chaque période de paie, la paie de vacances et la paie des vacances de l'année précédente (p. ex., les entreprises de construction), ou encore, la paie automatique des fériés.

• Heures par période de paie - Entrez le nombre d'heures travaillées par défaut par période de paie, en utilisant deux décimales. Ce nombre d'heures sert à établir le taux horaire des employés rémunérés à salaire qui ont travaillé des heures supplémentaires, à moins qu'un taux d'exception n'ait été spécifié ou que l'employé reçoive d'autres gains assurables.

  Ce champ sert également à déterminer le nombre d'heures assurables des employés aux fins de l'assurance-emploi. Dans le cas d'un employé salarié qui n'a pas travaillé une période complète, le montant qui se substituera à son salaire régulier pour la période de paie sera considéré comme une proportion de son salaire régulier, ce qui servira à déterminer le nombre d'heures réellement travaillées en comparaison des heures normales par période de paie.

  Exemple : Un employé dont le salaire régulier est de 1 200 $ pourrait recevoir 600 $ pour une période de paie (substitution). Si les heures par période de paie sont de 80, les heures assurables seraient de 40.

  Remarque : Si aucun montant n'est indiqué dans le champ Taux de rémunération et que le nombre d'heures par période de paie est supérieur à zéro, alors les heures assurables à l'assurance-emploi pour cet employé sont égales à ce nombre. Par exemple, si vous entrez 80 heures dans le champ Heures par période de paie, 80 heures assurables sont également comptées. Dans une telle situation, vous préférerez peut-être entrer zéro dans le champ Heures par période de paie et rectifier ce nombre quand un salaire régulier sera entré. L'autre option consisterait à entrer dans le champ Taux de rémunération un montant de salaire régulier et à substituer ce montant dans la page Feuille de présence – Paiement régulier. Si vous faites face à une telle situation, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle afin de décider de la meilleure solution à adopter pour chaque employé.

Répartition

• GL – Code de service – (nom choisi) - Sélectionnez dans la liste le nom du service d'attache par défaut. Le code de service est utilisé pour imputer les coûts en salaire et les dépenses afférentes au service d'attache de l'employé. (Au besoin, vous pouvez imputer les coûts en salaire à un autre service en utilisant la page Feuille de présence.)

  Ce champ ne sera affiché que si votre paie a été configurée en conséquence. La partie (nom choisi) du champ portera la dénomination attribuée au champ de répartition. Ainsi, ce champ pourrait être appelé Matricule par code de service – Service, ou encore Matricule par code de service – Code de magasin.

  Pour ajouter plus de services, utilisez la page Configuration des services et de la répartition. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

  Ces champs associés à un poste sont en lecture seule et sont mis à jour automatiquement si le poste est modifié.

• Champs GL – Sous-groupe X, GL – Sous-groupe Y et GL – Sous-groupe Z et noms choisis par le client - Pour chacun des champs GL – Sous-groupe X, Sous-groupe Y et Sous-groupe Z, sélectionnez dans la liste la catégorie par défaut. Ces champs ne seront affichés que si votre paie a été configurée en conséquence. La partie (nom choisi) du champ portera la dénomination choisie par votre entreprise pour ce champ de répartition. Ainsi, un de ces champs pourrait être affiché avec le nom Matricule par Sous-groupe Z - Sous-groupe 2 ou encore Matricule par Sous-groupe Z - Code du grand livre.

  Pour en savoir plus au sujet des sous-groupes ou sur la façon d'ajouter des sous-groupes, accédez à la page Configuration des services et de la répartition. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition. Ces champs associés à un poste sont en lecture seule et sont mis à jour automatiquement si le poste est modifié.

• Province d'emploi - Dans la liste, sélectionnez la province ou le territoire par défaut où l'employé travaille (pas nécessairement la province ou le territoire où il réside). Ce choix sert à déterminer la méthode de calcul employée pour l'impôt, les cotisations destinées au régime d'assurance-maladie et ainsi de suite.

• Situation fiscale - Sélectionnez dans la liste la situation fiscale de l'employé par défaut. Si vous sélectionnez % d'impôt permanent, assurez-vous de préciser le pourcentage dans la page Retenues obligatoires. page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

  La situation fiscale sélectionnée déterminera les options affichées dans la page Retenues obligatoires.

• Statut à l'égard du RPC/RRQ - Sélectionnez dans la liste le statut par défaut à l'égard du RPC/RRQ de l'employé.

  Le statut sélectionné déterminera les options affichées dans la page Retenues obligatoires. page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

• Catégorie d'AE - Sélectionnez dans la liste la catégorie d'AE par défaut de l'employé. La majorité des employés paient de l'assurance-emploi. Le taux par défaut appliqué aux employeurs est de 1,4 fois le taux appliqué aux employés.

  Les employeurs peuvent cependant bénéficier de deux taux réduits. Communiquez avec équipe de soutien à la clientèle s'il se produit un changement de situation qui pourrait donner droit à un taux réduit.

  N'oubliez pas de sélectionner la catégorie d'AE, car l'employeur devra débourser à la fin de l'année toute somme manquante et les paiements excédentaires faits par l'employeur ne sont pas remboursés. Seuls les employés peuvent corriger leurs cotisations d'AE en soumettant leur déclaration de revenus.

  La catégorie sélectionnée déterminera les renseignements affichés dans la page Retenues obligatoires ainsi que les numéros d'entreprise auxquels sont attribués les montants relatifs aux retenues gouvernementales.

• Indicateur de cotisations sociales provinciales - Dans la plupart des cas, vous pouvez laisser l'option par défaut Assujetti à l'impôt prov. sur la santé et l'éducation. Si l'employé travaille dans une province ou l'on n'impose pas de cotisations sociales, cette option n'a aucun effet.

  Sélectionnez l'option Exonérer uniquement dans les rares cas où un employé travaille à son compte dans une province où l'on impose des cotisations sociales et contribue lui-même directement au RPC/RRQ, à l'AE et à l'impôt. Dans ces situations, Dayforce vous recommande de vérifier la législation et les directives provinciales concernant l'exonération des cotisations sociales et de santé provinciales.

• Titre du poste - Entrez dans ce champ le titre du poste de l'employé par défaut. Dans les cas où la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie, le poste est modifié et l'option Utiliser le nom comme titre du poste dans le dossier d'employé est sélectionnée dans la page Détails du poste, le champ Titre du poste est automatiquement mis à jour par le nom sélectionné.

• Régime - Sélectionnez dans la liste le régime de vacances par défaut de l'employé. Si vous désirez définir de nouveaux régimes, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle.

  Il existe neuf différents régimes de vacances comportant des formules de calcul différentes des gains et des heures. Certaines provinces demandent par exemple que le calcul des paies de vacances porte aussi sur les montants des vacances, et d'autres pas.

• Heures par période de paie - Entrez le nombre d'heures de paie de vacances accumulées par les nouveaux employés dans le champ. Les heures sont déterminées en fonction des exigences réglementaires et de l'admissibilité de l'employé aux congés.

  Entrez ce pourcentage sous forme de nombre entier suivi de deux décimales (p. ex., « 4 % » serait inscrit « 4,00 » dans ce champ).